Datenschutzerklärung.
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten steht im Zentrum unseres Handelns. Diese Erklärung legt dar, welche Daten wir verarbeiten und wie, im Einklang mit dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (revDSG) und, soweit anwendbar, der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Letzte Aktualisierung: 1. Juli 2026
Verantwortlicher für die Verarbeitung
Verantwortlich für die Verarbeitung ist NotarSolutions Sàrl, Square de l'Académie 5, 1205 Genève, Suisse (UID CHE-390.312.604). Bei Fragen zu Ihren Daten: contact@notarsolutions.ch.
Welche Daten wir verarbeiten
Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns freiwillig über das Kontaktformular übermitteln: Name, Kanzlei, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (optional) und den Inhalt Ihrer Nachricht. Ausserdem können wir minimale technische Daten verarbeiten, die beim Besuch der Website entstehen (etwa Server-Protokolle). Die öffentliche Website verwendet keine Cookies; nur der Kundenbereich verwendet ein unbedingt erforderliches Sitzungs-Cookie (siehe unten). Zur aggregierten Reichweitenmessung können wir ein datenschutzfreundliches Analysewerkzeug einsetzen, das keine Cookies verwendet und keine identifizierbaren personenbezogenen Daten erhebt.
Kundenbereich
Die Kundenkanzleien verfügen über einen gesicherten Kundenbereich (api.notarsolutions.ch). Dort verarbeiten wir: die Kundennummer, die Kontakt-E-Mail-Adresse, das Passwort (nur als verschlüsselter Hashwert, nie im Klartext), den Zeitpunkt der Anmeldungen, die verwendete IP-Adresse und den Browser (Sicherheitsprotokoll) sowie die im Bereich gesendeten Änderungsanfragen. Die Anmeldung verwendet ein einziges Sitzungs-Cookie, das für den Betrieb unbedingt erforderlich ist und daher keine vorherige Einwilligung benötigt («__Host-ns_session», sicher, für Skripte nicht zugänglich); die Sitzung endet nach 30 Minuten Inaktivität und spätestens nach 8 Stunden. Es werden keine Werbe- oder Analyse-Cookies verwendet.
Von den Kanzleien übermittelte Listen
Für den Dienst Tiro übermitteln uns die Kanzleien per E-Mail oder über den Kundenbereich Listen ihrer Klientinnen und Klienten sowie Listen verstorbener Personen. Diese Listen enthalten Personendaten (Namen, Geburts- und Sterbedaten). Wir bearbeiten sie ausschliesslich, um sie abzugleichen und die Kanzlei über Übereinstimmungen zu informieren, im Auftrag der Kanzlei, die für diese Daten verantwortlich bleibt; wir handeln als Auftragsbearbeiter. Die Listen werden in der Schweiz bearbeitet und gespeichert (Infomaniak, Genf), auch die verschlüsselten Sicherungskopien. Empfangene Listen werden nach jeder Bearbeitung gelöscht; Abgleichsergebnisse und zurückgestellte Dateien werden 12 Monate aufbewahrt und dann gelöscht. Bei Vertragsende werden die Listen und Ergebnisse der Kanzlei sofort gelöscht.
Rechnungen und E-Mails
Rechnungen, Zahlungen und Mahnungen sowie die Rechnungsdaten der Kanzlei werden gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten 10 Jahre aufbewahrt. Wir führen ein Verzeichnis der vom Dienst gesendeten E-Mails (Datum, Empfänger, Betreff); der Text dieser E-Mails wird nach 6 Monaten gelöscht. Der Administratorzugang ist durch Passwort und Authentifizierungs-App geschützt, alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS) und jede Aktion wird in einem gegen Veränderungen geschützten Protokoll festgehalten.
Zwecke und Rechtsgrundlagen
Ihre Daten werden ausschliesslich zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage verwendet. Rechtsgrundlage sind Ihre Einwilligung sowie unser berechtigtes Interesse, auf Ihre Anfragen zu reagieren.
Weitergabe von Daten
Wir verkaufen Ihre Daten nicht und geben sie nicht zu kommerziellen Zwecken an Dritte weiter. Sie können durch technische Dienstleister (Hosting, Zustellung der Nachrichten) verarbeitet werden, die in unserem Auftrag und nur im erforderlichen Umfang tätig sind.
Speicherort der Daten
Wir bevorzugen ein Hosting und eine Verarbeitung in der Schweiz. Sollte ein Dienstleister Daten ausserhalb der Schweiz verarbeiten, achten wir darauf, dass angemessene Garantien bestehen.
Aufbewahrungsdauer
Ihre Daten werden so lange aufbewahrt, wie es zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist, und anschliessend gelöscht oder anonymisiert, sofern keine längere gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch sowie auf Übertragbarkeit Ihrer Daten. Zur Ausübung dieser Rechte schreiben Sie uns an contact@notarsolutions.ch. Sie können sich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.
Sicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.
Änderungen
Wir können diese Erklärung anpassen, um die Weiterentwicklung unserer Praktiken oder des rechtlichen Rahmens abzubilden. Das Datum der letzten Aktualisierung finden Sie am Seitenanfang.